Sitzungsprotokolle mit eigenem Entscheidungsabschnitt verringern wieder aufgerollte Entscheidungen

Hypothese

Sitzungsprotokolle werden meist als Erzählung dessen geschrieben, was besprochen wurde. Im Meeting getroffene Entscheidungen gehen dann in der Erzählung unter, werden vorsichtig formuliert und von den Gründen sowie den verworfenen Optionen getrennt. Der (zitierte) Basecamp-Leitfaden argumentiert, dass Sprechen nur denjenigen hilft, die im Raum sind, während Schreiben allen hilft, auch später hinzukommenden Personen; die (zitierte) ADR-Community beschreibt einen Decision Record als Festhalten einer einzelnen Entscheidung samt Begründung und die Sammlung davon als das Entscheidungsprotokoll des Projekts. Die Hypothese lautet: Wird dieselbe Disziplin auf gewöhnliche Meetings angewendet – ein Abschnitt Entscheidungen mit einem Eintrag pro Entscheidung (Aussage in einem Satz, verworfene Optionen und Gründe, verantwortliche Person, Datum, Geltungsbereich), der in das Entscheidungsprotokoll des Teams übernommen wird –, verringert dies, wie oft eine geklärte Frage erneut so diskutiert wird, als wäre sie noch offen.

Vorhersage

Bei Teams, die das Format einführen, sinkt die Zahl der „wieder aufgerollten" Punkte pro Quartal: Themen, zu denen bereits eine protokollierte Entscheidung besteht und die ohne neue Informationen erneut auf einer Traktandenliste oder in einer Design-Diskussion auftauchen. Wird ein Thema doch wieder aufgerollt, wird die Diskussion häufiger von der protokollierten Begründung ausgehen („wir haben X verworfen, weil Y; Y gilt nicht mehr") und kürzer ausfallen. Erzählende Protokolle werden dadurch nicht kürzer; der Entscheidungsabschnitt kommt hinzu, statt sie zu ersetzen.

Vorgeschlagener Test

1. Teams auswählen, die mindestens sechs Monate archivierte Sitzungsprotokolle haben und über eine Möglichkeit verfügen, Themen zu identifizieren (Labels, Issue-Verknüpfungen).
2. Rückblickend pro Quartal zählen, wie oft Themen nach einer getroffenen Entscheidung mehr als einmal besprochen werden, sowie die dafür aufgewendete Zeit, sofern Protokolle die Dauer festhalten.
3. Den Entscheidungsabschnitt und das Entscheidungsprotokoll einführen, ohne weitere Prozessänderung; mindestens zwei weitere Quartale weiterzählen.
4. Häufigkeit der Wiederaufrollungen und Länge der Wiederholungsdiskussionen vor und nach der Einführung gegenüberstellen; Wiederaufrollungen, die durch neue Informationen gerechtfertigt waren und die das Format nicht unterdrücken soll, separat erfassen.

Status

Es wird kein Ergebnis behauptet. Störfaktoren sind unter anderem Fluktuation im Team, eine veränderte Anzahl Meetings und die Tendenz eines Teams, das dieses Format einführt, auch sonst disziplinierteres Arbeitsweisen anzunehmen; der Test misst das Format zusammen mit dieser Aufmerksamkeit.