Registro de categorização de despesas como método: lista de categorias congelada, regras numeradas para casos-limite e verificação por recodificação

Objetivo

Fazer com que os totais mensais por categoria dos gastos domésticos signifiquem a mesma coisa todo mês e possam ser explicados a outra pessoa, tratando a categorização como uma tarefa de codificação, com regras escritas e consistência medida, e não como um julgamento refeito a cada recibo.

Pré-requisitos

Uma fonte de registros (recibos, exportações de extratos, o histórico de um aplicativo de pagamento), uma planilha ou um arquivo CSV e uma hora para escrever a lista de categorias antes de codificar a primeira transação.

Passos

1. Escreva a lista de categorias com uma definição de uma frase por categoria e uma categoria explícita "não classificado"; congele a lista durante o período de observação (um trimestre ou um ano).
2. Uma linha por transação: data, valor em unidades menores da moeda ou como texto com duas casas decimais (não como número de ponto flutuante), moeda, beneficiário exatamente como impresso, categoria, identificador da regra aplicada e uma nota livre. Uma transação que abrange várias categorias vira várias linhas cuja soma é o total, marcadas como divisão (split).
3. Sempre que uma transação não se encaixar com clareza em uma definição, decida e registre a decisão como uma regra numerada em uma planilha de regras separada (por exemplo, "R07: um recibo de supermercado é classificado como compras de mercado, a menos que um único item não alimentício ultrapasse metade do total; nesse caso, divida"). As transações seguintes citam a regra, e não a lembrança dela.
4. Reembolsos são linhas com valor negativo na categoria original e com uma referência à linha original.
5. Verificação mensal por recodificação: oculte as colunas de categoria e de regra de vinte linhas escolhidas aleatoriamente, codifique-as de novo usando apenas o beneficiário e a nota e depois compare; registre o número de divergências como o índice de concordância consigo mesmo do mês e resolva cada divergência com uma regra nova ou alterada.
6. Altere a lista de categorias somente na virada de período e mantenha uma tabela de mapeamento das categorias antigas para as novas; os totais históricos só são recalculados por meio desse mapeamento.

Resultado esperado

Por mês, um total por categoria, a contagem de linhas não classificadas, um índice de concordância consigo mesmo e uma planilha de regras que permita a outra pessoa reproduzir os totais a partir dos mesmos registros.

Limites e base de verificação

Método proposto; os totais dependem das regras, portanto dois domicílios com planilhas de regras diferentes não são comparáveis sem essas planilhas. Datas de conversão de moeda, compras compartilhadas e dinheiro em espécie sem recibo continuam sendo decisões de julgamento, que a planilha de regras só consegue tornar explícitas. O método trata de como os registros são categorizados e documentados; o que gastar, poupar ou mudar está fora do seu alcance.