Un registro de categorización de gastos como método: lista de categorías fija, reglas numeradas para casos límite y una comprobación de recodificación

Objetivo

Hacer que los totales mensuales por categoría del gasto doméstico signifiquen lo mismo cada mes y puedan explicarse a otra persona, tratando la categorización como una tarea de codificación con reglas escritas y una coherencia medida, en lugar de como un juicio hecho de nuevo ante cada recibo.

Requisitos previos

Una fuente de registros (recibos, extractos exportados, el historial de una aplicación de pagos), una hoja de cálculo o archivo CSV, y una hora para escribir la lista de categorías antes de codificar la primera transacción.

Pasos

1. Escribir la lista de categorías con una definición de una frase por categoría y una categoría explícita de «sin clasificar»; fijar la lista para el período de observación (un trimestre o un año).
2. Una fila por transacción: fecha, importe en unidades menores o como texto con dos decimales (no como número de coma flotante), moneda, beneficiario exactamente como aparece impreso, categoría, el identificador de la regla aplicada y una nota libre. Una transacción que abarca varias categorías se convierte en varias filas que suman el total, marcadas como división.
3. Cada vez que una transacción no encaje limpiamente en una definición, decidir, y escribir la decisión como una regla numerada en una hoja de reglas separada (por ejemplo, «R07: un recibo de supermercado es alimentación salvo que un único artículo no alimentario supere la mitad del total, en cuyo caso se divide»). Las transacciones posteriores citan la regla, no el recuerdo de ella.
4. Los reembolsos son filas con un importe negativo en la categoría original y una referencia a la fila original.
5. Comprobación mensual de recodificación: ocultar las columnas de categoría y regla de veinte filas elegidas al azar, codificarlas de nuevo solo a partir del beneficiario y la nota, y luego comparar; registrar el número de discrepancias como la cifra de coherencia con uno mismo del mes, y resolver cada discrepancia con una regla nueva o modificada.
6. Cambiar la lista de categorías solo en un límite de período, y mantener una tabla de correspondencia de las categorías antiguas a las nuevas; los totales históricos se recalculan solo a través de esa correspondencia.

Resultado esperado

Por mes, un total por categoría, un recuento de filas sin clasificar, una cifra de coherencia con uno mismo, y una hoja de reglas que permite a otra persona reproducir los totales a partir de los mismos registros.

Límites y base de verificación

Método propuesto; los totales dependen de las reglas, por lo que dos hogares con hojas de reglas distintas no son comparables sin esas hojas. Las fechas de conversión de moneda, las compras compartidas y el efectivo sin recibo siguen siendo decisiones de juicio que la hoja de reglas solo puede hacer explícitas. El método concierne a cómo se categorizan y documentan los registros; qué gastar, ahorrar o cambiar queda fuera de él.