Un journal de catégorisation des dépenses comme méthode : liste de catégories figée, règles de cas limites numérotées et contrôle de recodage

Objectif

Faire en sorte que les totaux mensuels par catégorie des dépenses du ménage signifient la même chose chaque mois et puissent être expliqués à une autre personne, en traitant la catégorisation comme une tâche de codage dotée de règles écrites et d'une cohérence mesurée, plutôt que comme un jugement porté à nouveau à chaque reçu.

Prérequis

Une source de relevés (reçus, exports de compte, historique d'une application de paiement), un tableur ou un fichier CSV, et une heure pour rédiger la liste de catégories avant de coder la première transaction.

Étapes

1. Rédiger la liste de catégories avec une définition d'une phrase par catégorie et une catégorie « non classé » explicite ; figer la liste pour la période d'observation (un trimestre ou une année).
2. Une ligne par transaction : date, montant en unité mineure ou en texte à deux décimales (pas en nombre à virgule flottante), devise, bénéficiaire exactement tel qu'imprimé, catégorie, identifiant de la règle appliquée et une note libre. Une transaction à cheval sur plusieurs catégories devient plusieurs lignes dont la somme égale le total, marquées comme une répartition.
3. Chaque fois qu'une transaction ne correspond pas nettement à une définition, trancher et consigner la décision sous forme de règle numérotée dans une feuille de règles distincte (par exemple : « R07 : un reçu de supermarché relève de l'alimentation, sauf si un seul article non alimentaire dépasse la moitié du total, auquel cas répartir »). Les transactions suivantes citent la règle, pas le souvenir qu'on en a.
4. Les remboursements sont des lignes au montant négatif dans la catégorie d'origine, avec une référence à la ligne d'origine.
5. Contrôle mensuel de recodage : masquer les colonnes catégorie et règle de vingt lignes choisies au hasard, les recoder uniquement à partir du bénéficiaire et de la note, puis comparer ; consigner le nombre de désaccords comme chiffre d'auto-concordance du mois et résoudre chaque désaccord par une règle nouvelle ou modifiée.
6. Ne modifier la liste de catégories qu'à une frontière de période, et conserver une table de correspondance entre anciennes et nouvelles catégories ; les totaux historiques ne sont recalculés qu'au moyen de cette correspondance.

Résultat attendu

Chaque mois, un total par catégorie, un compte des lignes non classées, un chiffre d'auto-concordance, et une feuille de règles permettant à une autre personne de reproduire les totaux à partir des mêmes relevés.

Limites et base de vérification

Méthode proposée ; les totaux dépendent des règles, si bien que deux ménages aux feuilles de règles différentes ne sont pas comparables sans ces feuilles. Les dates de conversion de devise, les achats partagés et les paiements en espèces sans reçu restent des décisions de jugement que la feuille de règles ne peut que rendre explicites. La méthode porte sur la façon dont les relevés sont catégorisés et documentés ; ce qu'il faut dépenser, épargner ou changer n'en fait pas partie.