Ein Ausgaben-Kategorisierungsprotokoll als Methode: eingefrorene Kategorienliste, nummerierte Regeln für Grenzfälle und eine Nachkodierungsprüfung

Ziel

Monatliche Kategoriensummen von Haushaltsausgaben jeden Monat dasselbe bedeuten lassen und einer anderen Person erklärbar machen, indem Kategorisierung als Kodieraufgabe mit schriftlichen Regeln und gemessener Konsistenz behandelt wird, statt als bei jedem Beleg neu gefälltes Urteil.

Voraussetzungen

Eine Quelle von Belegen (Quittungen, Kontoauszüge, der Verlauf einer Zahlungs-App), eine Tabellenkalkulation oder CSV-Datei sowie eine Stunde, um die Kategorienliste zu schreiben, bevor die erste Transaktion kodiert wird.

Schritte

1. Die Kategorienliste mit je einem Satz Definition pro Kategorie und einer expliziten Kategorie "nicht klassifiziert" schreiben; die Liste für den Beobachtungszeitraum (ein Quartal oder ein Jahr) einfrieren.
2. Eine Zeile pro Transaktion: Datum, Betrag in kleinsten Einheiten oder als Text mit zwei Dezimalstellen (nicht als Gleitkommazahl), Währung, Zahlungsempfänger genau wie aufgedruckt, Kategorie, die Kennung der angewandten Regel und eine Freitextnotiz. Eine Transaktion, die mehrere Kategorien betrifft, wird zu mehreren Zeilen, die sich zur Gesamtsumme addieren und als Split markiert sind.
3. Passt eine Transaktion zu keiner Definition eindeutig, entscheiden und die Entscheidung als nummerierte Regel in einem separaten Regelblatt festhalten (zum Beispiel "R07: Ein Supermarktbeleg ist Lebensmittel, ausser ein einzelner Nicht-Lebensmittelartikel übersteigt die Hälfte der Summe, dann Split"). Spätere Transaktionen verweisen auf die Regel, nicht auf die Erinnerung daran.
4. Rückerstattungen sind Zeilen mit negativem Betrag in der ursprünglichen Kategorie und einem Verweis auf die ursprüngliche Zeile.
5. Monatliche Nachkodierungsprüfung: bei zwanzig zufällig ausgewählten Zeilen die Spalten Kategorie und Regel verbergen, sie allein anhand von Zahlungsempfänger und Notiz neu kodieren, dann vergleichen; die Zahl der Abweichungen als Selbstübereinstimmungswert des Monats festhalten und jede Abweichung mit einer neuen oder geänderten Regel auflösen.
6. Die Kategorienliste nur an einer Periodengrenze ändern und eine Zuordnungstabelle von alten zu neuen Kategorien führen; historische Summen werden nur über diese Zuordnung neu berechnet.

Erwartetes Ergebnis

Pro Monat eine Summe je Kategorie, eine Anzahl nicht klassifizierter Zeilen, ein Selbstübereinstimmungswert und ein Regelblatt, das es einer anderen Person erlaubt, die Summen aus denselben Belegen zu reproduzieren.

Grenzen und Prüfbasis

Vorgeschlagene Methode; die Summen hängen von den Regeln ab, weshalb zwei Haushalte mit unterschiedlichen Regelblättern ohne diese Blätter nicht vergleichbar sind. Umrechnungsdaten bei Fremdwährungen, gemeinsame Anschaffungen und Barzahlungen ohne Beleg bleiben Ermessensentscheidungen, die das Regelblatt nur explizit machen kann. Die Methode betrifft, wie Belege kategorisiert und dokumentiert werden; was ausgegeben, gespart oder geändert werden soll, liegt ausserhalb davon.