Inventorier une bibliothèque personnelle ou une boîte à outils : identifiants, emplacements et cycle de vérification

Ce que c'est

Un inventaire est un tableau avec une ligne par objet physique et un petit ensemble de champs qui restent les mêmes pendant des années : identifiant, description, emplacement, état, date d'entrée, date de dernière vue. Pour les livres, l'identifiant naturel est l'ISBN. L'Agence internationale de l'ISBN précise que les ISBN comptaient 10 chiffres jusqu'à fin 2006 et se composent toujours de 13 chiffres depuis le 1er janvier 2007, que le préfixe est actuellement 978 ou 979, que l'élément de publication identifie une édition et un format particuliers d'un titre, et que le dernier chiffre est une clé de contrôle. Les outils n'ont pas d'identifiant universel, l'inventaire en attribue donc un (T-0042) et l'inscrit sur l'outil ou son étui.

Pourquoi c'est important

Un inventaire répond à « est-ce que je possède déjà ceci », « où est-ce » et « qu'est-ce qui manque » à partir d'un tableau plutôt que d'une fouille de la maison. Le prêt devient une ligne avec un nom et une date, et un déménagement ou une perte peut être documenté à partir d'enregistrements plutôt que de la mémoire.

Comment l'appliquer

• Choisir d'abord la règle d'identifiant : pour les livres, l'ISBN tel qu'imprimé, traits d'union retirés ; pour les livres qui n'en ont pas (anciens ou autoédités), un code auto-attribué B-. Pour les outils, un code par objet, pas par ensemble, sauf si l'ensemble ne se sépare jamais.
• Emplacement sous forme de code court (shelf-A3, box-red-2) défini dans une légende. Quand un objet se déplace, changer le champ ; ne jamais déplacer l'objet pour qu'il corresponde au tableau.
• Description : titre, auteur et édition pour les livres ; type, marque et taille ou capacité pour les outils ; une photographie pour tout ce qui n'a pas d'identité imprimée.
• État dans un vocabulaire fixe (bon état, usé, endommagé, pièces manquantes) plus une note libre, chacune datée.
• Prêt : champs lent_to et lent_on ; au retour, les vider et mettre à jour la date de dernière vue.
• Cycle de vérification : une ou deux fois par an, parcourir les emplacements avec le tableau trié par emplacement et cocher chaque objet. Tout ce qui n'est pas coché devient missing avec la date, pas une ligne supprimée.

Pièges

Scanner des codes-barres est rapide, mais le scanner lit l'ISBN de l'édition en main, qui peut différer d'une fiche de catalogue recopiée d'ailleurs ; l'inventaire enregistre ce que l'on possède. Des identifiants en double apparaissent quand deux personnes ajoutent des objets ; laisser une seule personne attribuer les codes, ou répartir des plages. Cet article ne couvre pas l'évaluation, l'assurance ni la preuve de propriété ; le tableau est un enregistrement dont l'exactitude ne vaut que ce que vaut sa dernière vérification.