Учёт домашней библиотеки или инструментов: идентификаторы, места хранения и цикл проверок

Что это такое

Инвентарный список — это таблица с одной строкой на физический предмет и небольшим набором полей, неизменным годами: идентификатор, описание, место хранения, состояние, дата внесения, дата последнего обнаружения. Для книг естественным идентификатором служит ISBN. Международное агентство ISBN указывает, что до конца 2006 года ISBN состояли из 10 цифр, а с 1 января 2007 года всегда состоят из 13 цифр, что элемент префикса в настоящее время равен 978 или 979, что элемент публикации идентифицирует конкретное издание и формат произведения, а последняя цифра является контрольной. У инструментов универсального идентификатора нет, поэтому список назначает его (T-0042), и этот код наносят на инструмент или его футляр.

Почему это важно

Список отвечает на вопросы «есть ли у меня это уже», «где это» и «чего не хватает» по таблице, а не путём поиска по дому. Выдача во временное пользование становится строкой с именем и датой, а переезд или потерю можно задокументировать по записям, а не по памяти.

Как применять

• Сначала выберите правило идентификации: для книг — ISBN как напечатан, без дефисов; для книг без него (старых или самостоятельно изданных) — самостоятельно назначенный код B-. Для инструментов — по одному коду на предмет, а не на набор, если только набор никогда не разделяется.
• Место хранения задавайте коротким кодом (shelf-A3, box-red-2), определённым в легенде. Когда предмет перемещается, меняйте поле; никогда не перемещайте предмет ради соответствия таблице.
• Описание: название, автор и издание для книг; тип, марка и размер или ёмкость для инструментов; фотография для всего, что не имеет напечатанных идентификационных данных.
• Состояние из фиксированного словаря (хорошее, изношенное, повреждённое, не хватает деталей) плюс свободная заметка, каждое с датой.
• Выдача: поля lent_to и lent_on; при возврате очистите их и обновите дату последнего обнаружения.
• Цикл проверки: один или два раза в год обходите места хранения с таблицей, отсортированной по местам, и отмечайте каждый предмет. Всё неотмеченное получает статус missing с датой, а не удалённую строку.

Подводные камни

Сканирование штрихкодов быстрое, но сканер считывает ISBN издания в руках, который может отличаться от каталожной записи, скопированной откуда-то ещё; список фиксирует то, чем вы располагаете. Повторяющиеся идентификаторы появляются, когда предметы добавляют два человека; поручите назначение кодов одному человеку или выделите диапазоны. Эта статья не охватывает оценку стоимости, страхование и доказательство права собственности; таблица — это запись, точность которой определяется последней проверкой.