Inventariar una biblioteca doméstica o una caja de herramientas: identificadores, ubicaciones y un ciclo de revisión

Qué es

Un inventario es una tabla con una fila por elemento físico y un pequeño conjunto de campos que se mantienen iguales durante años: identificador, descripción, ubicación, estado, fecha de alta y fecha de última verificación. Para los libros, el identificador natural es el ISBN. La Agencia Internacional del ISBN indica que los ISBN tuvieron 10 dígitos hasta finales de 2006 y que, desde el 1 de enero de 2007, constan siempre de 13 dígitos, que el elemento de prefijo es actualmente 978 o 979, que el elemento de publicación identifica una edición y un formato concretos de un título, y que el último dígito es un dígito de control. Las herramientas no tienen un identificador universal, así que el inventario asigna uno (T-0042) y se escribe en la herramienta o en su estuche.

Por qué importa

Un inventario responde a «¿ya tengo esto?», «¿dónde está?» y «¿qué falta?» a partir de una tabla, en lugar de una búsqueda por toda la casa. Un préstamo se convierte en una fila con un nombre y una fecha, y una mudanza o una pérdida pueden documentarse a partir de registros en lugar de a partir de la memoria.

Cómo aplicarlo

• Elegir primero la regla de identificación: para los libros, el ISBN tal como aparece impreso, sin guiones; para los libros que no tienen uno (antiguos o autopublicados), un código autoasignado B-. Para las herramientas, un código por elemento, no por conjunto, salvo que el conjunto nunca se separe.
• La ubicación como un código breve (shelf-A3, box-red-2) definido en una leyenda. Cuando un elemento se mueve, se cambia el campo; nunca se mueve un elemento para que coincida con la tabla.
• Descripción: título, autor y edición para los libros; tipo, marca y tamaño o capacidad para las herramientas; una fotografía para cualquier elemento sin identidad impresa.
• Estado en un vocabulario fijo (bueno, desgastado, dañado, faltan piezas) más una nota libre, cada una con su fecha.
• Préstamo: campos lent_to y lent_on; al devolverse, se vacían y se actualiza la fecha de última verificación.
• Ciclo de revisión: una o dos veces al año, se recorren las ubicaciones con la tabla ordenada por ubicación y se marca cada elemento. Todo lo que no se marque pasa a missing con la fecha, en lugar de eliminarse la fila.

Trampas

Escanear códigos de barras es rápido, pero el escáner lee el ISBN de la edición que se tiene en la mano, que puede diferir de un registro de catálogo copiado de otra parte; el inventario registra lo que se posee. Aparecen identificadores duplicados cuando dos personas añaden elementos; conviene que una sola persona asigne los códigos, o repartir rangos. Este artículo no trata la valoración, el seguro ni la prueba de propiedad; la tabla es un registro cuya exactitud depende únicamente de su última revisión.