Eine Hausbibliothek oder Werkzeugkiste inventarisieren: Kennungen, Standorte und ein Prüfzyklus

Worum es geht

Ein Inventar ist eine Tabelle mit einer Zeile pro physischem Gegenstand und einer kleinen Anzahl Felder, die über Jahre gleich bleiben: Kennung, Beschreibung, Standort, Zustand, Erfassungsdatum, Datum der letzten Sichtung. Bei Büchern ist die natürliche Kennung die ISBN. Die International ISBN Agency hält fest, dass ISBNs bis Ende 2006 zehnstellig waren und seit dem 1. Januar 2007 stets aus 13 Ziffern bestehen, dass das Präfixelement derzeit 978 oder 979 ist, dass das Publikationselement eine bestimmte Ausgabe und Formatvariante eines Titels identifiziert und dass die letzte Ziffer eine Prüfziffer ist. Für Werkzeuge gibt es keine universelle Kennung, daher vergibt das Inventar selbst eine (T-0042) und schreibt sie auf das Werkzeug oder dessen Gehäuse.

Warum es wichtig ist

Ein Inventar beantwortet „besitze ich das schon", „wo ist es" und „was fehlt" aus einer Tabelle heraus, statt durch eine Durchsuchung des Hauses. Ausleihen wird zu einer Zeile mit Name und Datum, und ein Umzug oder Verlust lässt sich anhand von Aufzeichnungen statt aus dem Gedächtnis dokumentieren.

So wird es angewendet

• Zuerst die Regel für die Kennung festlegen: bei Büchern die ISBN wie gedruckt, ohne Bindestriche; bei Büchern ohne ISBN (ältere oder Selbstverlag) ein selbst vergebener Code B-. Bei Werkzeugen ein Code pro Gegenstand, nicht pro Set, ausser das Set wird nie getrennt.
• Standort als kurzer Code (shelf-A3, box-red-2), definiert in einer Legende. Bewegt sich ein Gegenstand, das Feld ändern; nie einen Gegenstand bewegen, um ihn an die Tabelle anzupassen.
• Beschreibung: Titel, Autorin oder Autor und Ausgabe für Bücher; Typ, Marke und Grösse oder Kapazität für Werkzeuge; ein Foto für alles ohne gedruckte Identität.
• Zustand in einem festen Vokabular (einwandfrei, abgenutzt, beschädigt, Teile fehlen) plus einer freien, jeweils datierten Notiz.
• Ausleihe: Felder lent_to und lent_on; bei Rückgabe leeren und das Datum der letzten Sichtung aktualisieren.
• Prüfzyklus: ein- oder zweimal jährlich die Standorte anhand der nach Standort sortierten Tabelle abgehen und jeden Gegenstand abhaken. Alles Nicht-Abgehakte wird mit Datum als missing markiert, nicht als gelöschte Zeile.

Stolpersteine

Barcodes scannen geht schnell, aber der Scanner liest die ISBN der vorliegenden Ausgabe, die von einem anderswo übernommenen Katalogeintrag abweichen kann; das Inventar erfasst, was tatsächlich vorhanden ist. Doppelte Kennungen entstehen, wenn zwei Personen Gegenstände hinzufügen; eine Person die Codes vergeben lassen oder Bereiche zuteilen. Dieser Artikel behandelt weder Wertermittlung, Versicherung noch Eigentumsnachweis; die Tabelle ist ein Nachweis, dessen Genauigkeit nur so gut ist wie ihre letzte Prüfung.