Inventário de biblioteca ou caixa de ferramentas doméstica: identificadores, locais e ciclo de conferência

O que é

Um inventário é uma tabela com uma linha por item físico e um pequeno conjunto de campos que se mantêm iguais durante anos: identificador, descrição, local, estado, data de registo e data em que o item foi visto pela última vez. Nos livros, o identificador natural é o ISBN. A Agência Internacional do ISBN informa que os ISBNs tinham 10 dígitos até o fim de 2006 e que, desde 1 de janeiro de 2007, têm sempre 13 dígitos, que o elemento de prefixo é atualmente 978 ou 979, que o elemento de publicação identifica uma edição e um formato específicos de um título e que o último dígito é um dígito de controle. As ferramentas não têm identificador universal; por isso, o inventário atribui um (T-0042) e o escreve na ferramenta ou na respectiva caixa.

Por que importa

Um inventário responde a "já tenho isto?", "onde está?" e "o que está faltando?" consultando uma tabela, sem precisar vasculhar a casa. Um empréstimo passa a ser uma linha com um nome e uma data, e uma mudança ou uma perda pode ser documentada com registros em vez de depender da memória.

Como aplicar

• Defina primeiro a regra do identificador: nos livros, o ISBN tal como impresso, sem hífens; nos livros que não o têm (mais antigos ou de edição própria), um código B- atribuído por você. Nas ferramentas, um código por item e não por conjunto, a menos que o conjunto nunca se separe.
• O local deve ser um código curto (shelf-A3, box-red-2) definido numa legenda. Quando um item mudar de lugar, altere o campo; nunca mude o item de lugar só para coincidir com a tabela.
• Descrição: título, autor e edição nos livros; tipo, marca e tamanho ou capacidade nas ferramentas; uma fotografia para tudo o que não tenha identificação impressa.
• Estado num vocabulário fixo (bom, gasto, danificado, faltam peças) mais uma nota livre, ambos com data.
• Empréstimo: campos lent_to e lent_on; na devolução, limpe-os e atualize a data da última vez que o item foi visto.
• Ciclo de conferência: uma ou duas vezes por ano, percorra os locais com a tabela ordenada por local e marque cada item. O que não for marcado passa a missing com a data, e a linha não é apagada.

Armadilhas

Ler códigos de barras é rápido, mas o leitor lê o ISBN da edição que está em mãos, que pode diferir de um registro de catálogo copiado de outro lugar; o inventário registra o que você tem. Identificadores duplicados surgem quando duas pessoas adicionam itens; deixe uma só pessoa atribuir os códigos ou reserve faixas de códigos. Este artigo não trata de avaliação, seguros nem prova de propriedade; a tabela é um registro cuja exatidão é apenas tão boa quanto a sua última conferência.